Hast du manchmal Schwierigkeiten, eine Abgabefrist einzuhalten? Steht bald ein Projekt in der Uni oder auf der Arbeit an, bei dem du dieses Mal keine extra Nachtschichten einlegen möchtest, um es pünktlich zu schaffen? Dann könnte die Timeboxing-Methode genau das richtige für dich sein! Denn dabei ist Zeitmanagement der Schlüssel zum Erfolg. Wie du mit Timeboxing effizienter arbeiten kannst, erklären wir dir hier.
Was ist Timeboxing?
Timeboxing ist eine Methode aus dem Zeitmanagement, bei der man sich für einen bestimmten Zeitraum ein Zeitlimit setzt, um eine Aufgabe oder ein Projekt zu erledigen.
Der Grundgedanke beim Timeboxing ist, klar definierte und festgelegte Zeitfenster, die „time boxes“, für die Aufgaben zu erstellen. Statt einfach zu starten, wird durch das Timeboxing eine klare Planung und Struktur erstellt. Die Planung zeigt, wann genau und wie lange welche Teilaufgabe erledigt wird.
Was ist der Zweck von Timeboxing?
Manchmal verzettelt man sich schlichtweg in Kleinigkeiten. Gerade zu Beginn eines Projekts, wo die Aufgaben und Einteilungen erstmal strukturiert werden müssen. Der Zweck von Timeboxing ist es daher, sich auf eine Aufgabe oder ein Projekt innerhalb eines vorgegebenen Zeitlimits zu konzentrieren, um es erfolgreich abzuschließen. So wird die Zeit effektiver genutzt, Prioritäten besser gesetzt und Timeboxing verringert das Risiko von Zeitnot oder Zeitdruck kurz vor der Abgabe des Projekts.
Wie funktioniert Timeboxing?
Timeboxing funktioniert, indem man sich für eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Projekt ein Zeitlimit setzt und, – das ist der Schlüssel, für den es Disziplin braucht – sich auch daran hält.
Apps fürs Timeboxing
Um Timeboxing erfolgreich zu nutzen und Struktur in deinen (Arbeits-)Alltag zu bringen, kannst du auch Apps und Programme nutzen, von denen es mittlerweile einige gibt:
- Toggl: Eine benutzerfreundliche App, die es dir ermöglicht, Zeitlimits für Aufgaben und Projekte festzulegen und den Fortschritt zu verfolgen.
- Focus@Will: Eine Musik-Streaming-App, die speziell für die Steigerung der Konzentration entwickelt wurde. Es bietet auch eine Zeitlimit-Funktion, mit der du die Dauer der Konzentration festlegen kannst.
- RescueTime: Eine Software, die automatisch die Zeit verfolgt, die du mit verschiedenen Aktivitäten verbringst und Auswertungen und Einstellmöglichkeiten für die Zeitverwendung bietet .
- Be Focused: Eine simple und intuitive Timer-App für Mac und iOS, die es dir ermöglicht, Zeitlimits für Aufgaben festzulegen und den Fortschritt zu verfolgen.
- Focus To-Do: Eine einfache aber effektive App, die es dir ermöglicht, Aufgabenlisten zu erstellen und Zeitlimits dafür festzulegen.
Timeboxing Vorlage nutzen
Die Time-Boxes kannst du dir natürlich auch analog auf Papier, in einem schönen Notizbuch, auf einer Flipchart etc. setzen, oder eine einfache Excel-Tabelle auf deinem Computer oder Laptop anlegen. Hier findest du einen 50-seitigen Notizblock, der dir einen guten Überblick und Struktur in den Tag bringt.
Wie setzt man ein Zeitlimit bei Timeboxing?
Ein Zeitlimit bei Timeboxing kann auf verschiedene Weise festgelegt werden. Man kann beispielsweise eine fixe Zeitdauer (z. B. 2 Stunden) oder einen Prozentsatz der verfügbaren Zeit (z. B. 25 Prozent eines Arbeitstages) festlegen. Es ist wichtig, das Zeitlimit realistisch zu setzen, basierend auf der Schwierigkeit und dem Umfang der Aufgabe.
Um Timeboxing erfolgreich zu nutzen, kannst du in folgenden Schritte vorgehen:
- Bestimme zunächst die Aufgabe oder das Projekt, für das du Timeboxing anwenden möchten.
- Setze dir ein realistisches Zeitlimit für die Erledigung der Aufgabe oder des Projekts. Berücksichtige dabei die Schwierigkeit und den Umfang der Aufgabe.
- Verwende einen Timer oder eine To-Do-Liste, um den Fortschritt bei der Erledigung der Aufgabe zu verfolgen.
- Konzentriere dich auf die Aufgabe und versuche, innerhalb des festgelegten Zeitlimits Fortschritte zu erzielen. Vermeide Ablenkungen und unterbreche die Arbeit nicht unnötig.
- Trage auch feste Zeiten für Pausen ein, um zwischendurch einmal durchatmen zu können. Auch das ist wichtig!
- Wenn das Zeitlimit erreicht ist, überprüfe den Fortschritt und bestimme, ob die Aufgabe abgeschlossen werden konnte oder ob du weitere Zeit benötigst.
- Nimm dir nach Abschluss der Aufgabe oder des Projekts, ein paar Minuten, um zu reflektieren wie die Zeit eingesetzt wurde und ob es Möglichkeiten gibt, die Zeit effektiver einzusetzen.
Was sind die Vorteile von Timeboxing?
Das Timeboxing profitiert vom sogenannten Parkinsonschen Gesetz. Das besagt, dass man für eine Aufgabe so lange braucht, wie einem Zeit zur Verfügung steht – egal wie groß oder komplex die Aufgabe ist. Man trickst also quasi sein eigenes Gehirn aus, um Deadlines zu erreichen. Auch die gesteigerte Konzentration ist ein großer Pluspunkt. Durch Timeboxes springt man nicht ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her, sondern fokussiert sich auf die jetzige wichtige Aufgabe.
Die Vorteile von Timeboxing im Überblick:
- Konzentration: Timeboxing hilft, sich besser auf eine Aufgabe zu konzentrieren, da man sich auf ein Zeitlimit konzentriert und sich nicht von Ablenkungen abhalten lässt.
- Zeitersparnis: Timeboxing hilft, die Zeit effektiver zu nutzen, da man sich auf die Aufgabe konzentriert und nicht unnötig Zeit verschwendet.
- Prioritätensetzung: Timeboxing ermöglicht es, Prioritäten besser zu setzen und sicherzustellen, dass die wichtigsten Aufgaben innerhalb des Zeitlimits erledigt werden.
- Stressreduzierung: Timeboxing kann dazu beitragen, Stress zu reduzieren, da man sich auf ein Zeitlimit konzentriert und sich nicht unter Zeitdruck gesetzt fühlt.
- Erfolgskontrolle: Timeboxing ermöglicht es, den Fortschritt bei der Erledigung der Aufgabe oder des Projekts zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Aufgabe oder das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.
- Selbstdisziplin: Timeboxing kann helfen, die eigene Selbstdisziplin zu stärken, da man sich selbst dazu zwingt eine Aufgabe in einer bestimmten Zeit zu erledigen.
Die Macht der Zeit
Wenn ich so gar keine Motivation finde, um meine Küche zu putzen (sie es aber dringend nötig hat) stelle ich mir hin und wieder einen Wecker. Dann heißt es: 10 Minuten ohne Ablenkung durchputzen! „Nur“ 10 Minuten und mehr nicht, klingen für mich einfach angenehmer und machbarer, vor allem, wenn ich gar keine Lust auf etwas habe. Spoiler: Auch wenn der Wecker dann nach 10 Minuten klingelt, lasse ich nicht Spülschwamm und dreckige Kaffeetasse fallen und höre auf. Wenn ich schonmal dabei bin, kann ich es auch fertigmachen ... Und so habe ich die Macht der Psychologie und der Zeit genutzt und mich selber ausgetrickst, um unliebsame Aufgaben zu erledigen. Ich kann euch wirklich empfehlen, das Timeboxing in dieser abgespeckten Form (einfach einen Wecker stellen) einmal auszuprobieren.
Was sind die Nachteile von Timeboxing?
Neben vielen Vorteilen gibt es auch Nachteile bei dem Zeitmanagement-System. Es könnte zum Beispiel zu einer Beeinträchtigung der Qualität der Arbeit kommen kann, weil man sich zu sehr auf die Einhaltung des Zeitlimits konzentriert. Oder es führt zu Stress, wenn das Zeitlimit nicht ausreichend ist, um die Aufgabe erfolgreich abzuschließen.
Die Nachteile von Timeboxing im Überblick:
- Stress: Wenn das Zeitlimit zu eng gesteckt ist, kann es zu Stress führen, da man sich unter Druck gesetzt fühlt, die Aufgabe oder das Projekt innerhalb des Zeitlimits abzuschließen.
- Qualitätseinbußen: Wenn man sich zu sehr auf die Einhaltung des Zeitlimits konzentriert, kann es zu einer Beeinträchtigung der Qualität der Arbeit kommen.
- Zeitdruck: Timeboxing kann Zeitdruck verursachen, da man sich unter Druck gesetzt fühlt, die Aufgabe oder das Projekt innerhalb des Zeitlimits abzuschließen.
- Unvorhergesehene Umstände: Timeboxing kann schwierig sein, wenn unvorhergesehene Umstände auftreten, die die Erledigung der Aufgabe oder des Projekts verzögern.
- Unpassende Anwendung: Timeboxing ist nicht für jede Aufgabe oder jedes Projekt geeignet und es ist wichtig zu bestimmen, ob es die beste Methode ist, bevor man es anwendet.
- Einschränkung der Kreativität: Timeboxing kann die Kreativität einschränken, da es dem Entstehungsprozess von Ideen und der Entwicklung von Lösungen eine starre Struktur aufzwingt.
Timeboxing ist vielleicht nicht für jede Aufgabe oder jedes Projekt geeignet und auch nicht in jeder Situation die beste Methode ist. Es kann jedoch als nützliches Werkzeug verwendet werden, um deine Zeit effektiver zu nutzen und deine Konzentration zu verbessern – probiere ein wenig mit Zeitlimits und Timern herum, um herauszufinden, ob es dir wirklich helfen kann.
Bildquelle: unsplash/Christin Hume
