Kennst du das: Diese stressigen Tage, an denen dir all die Aufgaben – egal ob Haushalt, Arbeit, Familie oder Freizeit – einfach zu viel werden. Wie kann man sich besser organisieren, damit das Leben strukturierter und entspannter wird? Die Frage stellen sich viele von uns. Wir haben 5 Tipps für effiziente Zeitmanagement-Methoden für dich, mit denen es im Alltag mit Sicherheit weniger anstrengend für dich wird.
Wie kann ich mein Zeitmanagement verbessern?
1. Die Pomodoro-Methode
Wer an einem Tag viel zu erledigen hat, der neigt dazu, keine Pausen zu machen, damit man so deutlich mehr Aufgaben bewältigen kann. Doch genau das ist oft das Problem: Wir brennen aus, haben keine Energie mehr, um so viel zu erledigen, wie wir es geplant haben. Und genau hier setzt bei den Zeitmanagement-Methoden die sogenannte „Pomodoro-Methode“ an. Sie ermutigt – ja, verlangt sogar –, dass wir in kurzen Zeitfenstern unsere Arbeit tun, und dazwischen eben einige Pausen machen. Ziel soll sein, die intrinsische Motivation und mentale Leistungsfähigkeit vollends auszuschöpfen, OHNE dich dabei zu überfordern.
Wie wendest du die Pomodoro-Methode an? Wichtig ist, dass du hierfür deine Aufgaben priorisierst und zuerst abarbeitest, was am wichtigsten ist. Dazu benötigst du außerdem einen Timer, mit dem du genau deine Zeiten tracken kannst. Du hast jeweils immer 25 Minuten für die Arbeit an einer Aufgabe und in dieser Zeit solltest du komplett fokussiert an der Sache sitzen und auch Social-Media außer Acht lassen. In der anschließenden 5-minütigen Pause kannst du etwas entspannen. Arbeite viermal 25 Minuten – nach diesem Block kannst du insgesamt eine halbe Stunde Pause machen, ehe es wieder von vorne losgeht.
2. Eat the Frog
Die Zeitmanagement-Methode „Iss den Frosch“ geht zurück auf ein Zitat von Mark Twain, das da heißt: „Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tue es am besten gleich als Erstes am Morgen.“ Und darum geht es: Die großen, komplexen und vielleicht auch nervigsten Aufgaben, die auf deinem Plan stehen, solltest du bei dieser Methode zuerst abarbeiten, da du dann in den meisten Fällen noch die größte Aufmerksamkeitsspanne hast. So hast du, gerade gegen Ende des Tages, etwas mehr Ruhe und kannst dich den kleineren Dingen widmen, die nicht mehr so viel Energie beanspruchen.
So arbeitest du nach dem Eat-the-Frog-Prinzip: Zuerst solltest du auch hier überlegen, welche Aufgaben für den Tag anstehen und welche davon am wichtigsten sind. Mache dir eine Liste, auf der du alles nach und nach abhaken kannst und dann setze dich an die Aufgabe, die dir als die größte und anstrengendste erscheint. Das wird dich vermutlich viel Zeit kosten, aber trotzdem insgesamt weniger, als wenn du diesen großen Aufgaben-Berg später erledigen musst.
Für manche Leute gehört zum besseren Zeitmanagement auch, dass sie von zu Hause aus und dadurch auch flexibler arbeiten können. Im Video erfährst du, welche Jobs dafür perfekt geeignet sind.
Wenn du nach Büchern suchst, die dir helfen können, in deinem Leben einige Dinge anzupacken und zu verändern, dann haben wir hier ein paar Empfehlungen für dich:
3. Das Eisenhower-Prinzip
Hier haben wir eine Zeitmanagement-Methode, die auf einen Präsidenten der USA zurückgeht, und zwar auf Dwight D. Eisenhower. Er sagte einst: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“ So entstand eine der Zeitmanagement-Methoden, die nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert und deinen Alltag besser strukturiert.
Hier musst du deine Aufgaben ordnen:
- A-Aufgaben: Dinge von hoher Wichtigkeit, die dazu auch noch dringend sind. Diese solltest du sofort abarbeiten.
- B-Aufgaben: Dringende Aufgaben, die aber nicht wichtig sind, solltest du dir so einplanen, dass sie zeitlich genau passen.
- C-Aufgaben: Sachen, die wichtig sind, aber keine Dringlichkeit zeigen, musst du im besten Fall an andere Leute weitergeben, damit du mehr Zeit für Anderes hast.
- D-Aufgaben: Aufgaben, die unwichtig und auch nicht dringlich sind, kannst du weglassen. Sie rauben dir nur Zeit.
4. Timeboxing
Hast du das auch oft, dass du eine riesige Liste voller Aufgaben hast, die du abarbeiten musst, doch du bist noch nicht sicher, wie viel Zeit du für die jeweiligen To-dos einplanen musst? Genau dafür ist die Zeitmanagement-Methode des Timeboxings besonders gut geeignet. Denn du unterteilst selbst ganz große Projekte in viele kleinere und arbeitest die einzelnen Blöcke ab.
So wendest du die Timeboxing-Methode an: Unterteile dir die Aufgabenblöcke in einzelne Zeitfenster, die nicht länger als drei Stunden umfassen. In diesen Zeitblöcken widmest du dich einzig und alleine bestimmten Teilen eines Projektes. Bei kleineren Angelegenheiten kannst du diese innerhalb eines Blocks komplett abarbeiten. Vergiss nicht, dir die Zeitblöcke immer anhand der verschiedenen Teilaufgaben einzuteilen. So lernst du auch, realistisch einzuschätzen, wie viel Zeit du benötigst.
5. Time-Blocking
Beim Thema „Timeblocking“ wirst du schnell bemerken, dass es dem Timeboxing sehr ähnelt. Es geht dabei nicht direkt darum, einzelne Aufgaben in Unterkategorien einzuteilen, sondern vielmehr darum, deinen Arbeitstag entsprechend deiner Aufgaben zu planen.
So wendest du die Methode an: Du überlegst dir für ein spezielles Projekt genau, wie lange du dafür realistisch brauchen wirst. Das können 20 Minuten sein, aber auch mal vier Stunden. Diese Zeit wird dann geblockt, das bedeutet, dass du in dieser Zeit ausschließlich an dieser speziellen Aufgabe arbeitest und dich nichts anderem widmest. So vermeidest du, dass du aus den Gedanken gerissen wirst und kannst fokussierter und motivierter arbeiten.
